دانشگاه علوم پزشکی ایران
Iran University of Medical Sciences
  • آزمایشگاههای تحت پوشش
  • مراکز مشاوره ازدواج
  • مراکز مشاوره بیماری رفتاری
  • مراکز روانپزشکی جامعه نگر
  • مراکز واکسیناسیون
  • آگهی ها و اطلاعیه ها
  • تماس با ما
AWT IMAGE
AWT IMAGE
AWT IMAGE

شرح وظایف

 | تاریخ ارسال: ۱۳۹۶/۴/۳۱ | 

شرح وظایف کارکنان واحد امور اداری

رئیس امور اداری :

دریافت دستور وبرنامه کار از از سرپرست مربوطه .

راهنمایی کارکنان تحت سرپرستی وتقسیم کار بین آنها .

برنامه ریزی جهت استفاده بهینه از منابع موجودسازمان .

برنامه ریزی جهت ارتقاءمستمر کیفیت فرایند ها .

برنامه ریزی جهت ارتقاء سطح آگاهی پرسنل.

تهیه شرح وظایف کارکنان تحت سرپرستی وابلاغ به آنها .

نظارت برانجام کارهای کارگزینی مانند مرخصی  ، ترفیعات ،بازنشستگی ، ......برابرقوانین ومقررات استخدامی.

نظارت برکارهای دفتری وارسال ومراسلات ستاد ومراکز تابعه .

رسیدگی ونظارت برمتصدیان امور عمومی مراکز .

رسیدگی ومراقبت دفاتر حضور وغیاب کارکنان وکارت زنی .

بررسی نامه های تهیه شده وامضای آنها.

شرکت در کمیسون ها ونشت های مربوطه .

تهیه گزارش لازم برای مقام مافوق .

بررسی آمار عملکرد ماهانه واحد های زیر مجمومه وارائه راهکار جهت بهینه  سازی فعالیتها .

پیگیری موارد تخلف اداری وکاری پرسنل ومسائل حقوقی مرکز تا حصول نتیجه .

انجام دیگر کارها مربوطه برابر دستور مقام مافوق .

نظارت وسرپرستی (مدیر خدمات پشتیبانی وتدارکات ،چاپ وتکثیر ، نقلیه ،انبار  ملزومات ،کارگزینی ، نگهبانی ،کارپردازان ،دبیرخانه )

جایگزین سرپرست .

جوابگویی به شکایات پرسنل وارباب رجوع  

برگزاری جلسات حل مسائل پرسنل .

مدیر خدمات پشتیبانی وتدارکات :

تهیه لیست تامین کنندگان عمومی مجاز

نظارت براجرای مفاد قرار داد های خرید خدمات عمومی و واگذاری خدمات در مانی از طریق بازدید های دوره ای وموردی از مراکز ، پایگاه ها وخانه های بهداشت .

تسلط بر دستور العمل های سیستم مدیریت کیفیت مرکز

بازنگری دستور العمل های فرایند های پشتیبانی مرکز وارائه پیشنهادات اصلاحی.

شرکت در جلسات وکمیته مرکز ومشارکت فعال در بحث ها .

شرکت در کلاس های آموزشی وارتقاء توانایی های شغلی .

ارتباط با واحد های دانشگاه برای سرعت بخشیدن به روند برنامه های مورد نظر مرکز .

انجام سایر امور جاری وپیگیری دستورات مقام مافوق.

بازنگری دستورالعمل های سیستم  .

نظارت وکنترل عملکرد متصدیان امور عمومی مراکز تابعه ستاد مناطق .

هماهنگی با متصدیان امور عمومی مراکز تابعه جهت  اجرای به موقع بخش نامه ها .

خدمات :

دریافت دستور برنامه کار از سرپرست مربوطه .

تهیه شرح وظایف کارکنا ن  تحت سرپرستی  (انبار لوازم  مصرفی ، چاپ وتکثیر ، خدمتگزاران ورانندگان خودرو های دولتی وخصوصی )

تعیین نحوه انجام نظافت وتخلیه زباله  ونظارت برنحوه انجام نظافت مراکز وواحد ها .

تعیین زمان سم پاشی مراکز وواحد ها برای مقاطع مورد نیاز وپیگیری انجام سمپاشی درزمان تعیین شده براساس نظر کارشناس بهداشت محیط.

کنترل تاریخ انقضاء کپسول های آتش نشانی .

بازدید از قسمتهای مختلف حسب وظیفه نارسائیهای موجود .

تشکیل پرونده برای خودرو های دولتی ونگهداری کلیه  مدارک مربوط خودرو از قبیل سند ماشین،  لوازم یدکی ، لاستیکهای خریداری شده ، تعمیرات انجام شده ، تاریخ برگ های درخواست  وقبض انبار.

پیگیری امور بیمه وطرح ترافیک خودرو ها .

تهیه چک لیست نحوه نگهداری خودر وهای دولتی ،بررسی ماهیانه خودرو ها وتعیین معایب آنهاا از روی چک لیست وضبط در پرونده .

اعلام معایب خودرو ها به رانندگان ، توضیح معایب مشاهده شده هنگام بازدید وراهنمایی پرسنل جهت رفع معایب وارائه آموزش به رانندگان  جهت حفظ خودرو ها .

نظارت برعملکرد خودرو های دولتی وشرکتی وآژانسهای موردی وپیگیری اشکالات بوجود آمده .

تهیه لیست هزینه سوخت مصرفی وهزینه شست وشو وپنچر گیری خودر وهای دولتی .

تهیه وتنظیم اسناد مالی مربوط به وسایل نقلیه شرکتهای خدماتی وآژانسهای موردی .

تهیه گزارش هزینه ای مربوط به خودر وهای دولتی به تفکیک خودر و.

رسیدگی به تصادفات وتخلفات رانندگان وسایل نقلیه دولتی .

تشکیل جلسات با حضور پرسنل تحت سرپرستی وهمکاری وهمفکری با آنها جهت ارتقاء مستمر کیفیت فرایند ها .

انجام دیگر کارهای مربوطه برابر دستور مقام مافوق.

تدارکات :

دریافت دستور وبرنامه کار از سرپرست مربوطه .

رسیدگی به درخواست های رسیده وارجاع آنها به کارپردازن .

رسیدگی به برگهای استعلام بهای دریافتی وارجاع مجدد آنها به کارپردازان .

راهنمایی کارپردازان در تهیه اقلام مورد نیاز حتی الامکان از مراکز وارگانهای دولتی .

رسیدگی به اسناد خرید برای تطبیق با مقررات مربوطه وامضای آنها .

تهیه پیش نویس آگاهی های مناقصه قرار داد وخرید ونامه های مربوطه .

شرکت در کمیسیون های مناقصه .

نظارت در تهیه وخرید نیازمندیهای مرکز با توجه به بودجه تدارکاتی تنظیم شده .

کسب نظرات از واحد ها درخواست کننده کالااز نظر کنترل کیفیت اقلام  خریداری شده پس از تحویل کالا .

ارائه راهنمایی های لازم درباره مشخصات وکمیت اقلام تدارکاتی .

تهیه کتب مربوط به معرفی مراکز تولید ،تهیه وتوزیع کالا وخدمات .

اطلاع از قیمت اجناس وخدمات در مراکز اصلی .

شناسایی دقیق مراکز اصلی تولید وتوزیع کالا وخدمات مورد نیاز.

شناسایی مراکزی که در مواقع اضطراری نیاز واحد را به کالا وخدمات رفع می نماید وتهیه فهرستی از آنها.

آشنایی با قوانین محاسبات عمومی در ارتباط با خرید کالا وخدمات تنظیم اسناد.

آشنایی با آیین نامه مالی ومعاملاتی دانشگاه در حد رفع نیاز وعدم واخواهی اسناد مربوطه.

حصول اطمینان از صحت انجام خرید از مراکز اصلی تولید ،تهیه وتوزیع .

نظارت برصحت تنظیم اسناد ومدارک مثبته خرید .

نظارت برکمیت وکیفیت وصحت خرید کالا وخدمات ویا ترخیص کالا وخدمات وتحویل آنها به انبار یا واحد .

کاهش میزان واخواهی اسناد تنظیمی اسناد وتنظیمی تدارکات نسبت به سال قبل.

نظارت برگزارش تنخواه گردان دریافتی کارپردازان ومیزان آنها .

انجام بررسی های  لازم برای شناخت بازار وآگاهی از نوسانات قیمت ها .

تقیسم درخواست های خرید تعمیر وغیره بین کارپردازان برحسب  تخصیص ومهارت آنها وراهنمایی آنها.

تعیین اولویت خرید ها با کسب نظر سرپرست .

معرفی مراکز اصلی تولید وتوزیعی به کارپردازان .

تهیه پیشنهاد برای فروش تعویض کالا ووسایل اسقاط غیر اسقاط نامناسب .

جلوگیری از خرید واسطه های موجود در بخش توزیع.

اقدام جهت عودت کالاهای معیوب وناقص .

تهیه گزارش عملکرد تدارکات وهر یک از کارپردازان به سرپرست بطور ماهانه.

ارائه نظر مشورتی در ارزشیابی کارکنان سرپرستی .

انجام دیگر کارهای مربوطه برابر دستور مقام مافوق.

خدمتگزار:

دریافت برنامه کاری روزانه ودستور العمل مربوطه از مسئول واحد خدمات .

درخواست وتحویل وسایل ومواد مورد نیاز بهداشتی ونظافت از مسئول واحد .

نظافت محدوده موظف در دفعات تعیین شده .

گرد گیری وتمیز کردن وسایل اداری – پرده – پنجره ودرب محدوده موظف .

نظافت وضد عفونی کردن سرویس های بهداشتی .

جمع آوری اوراق باطله – زباله وگرد آوری آنها در نایلون مربوطه در محل تخلیه زباله مرکز ومراکز تابعه .

تمیز کردن ظروف زباله اتاق ها ونایلون کشی آنها بطور روزانه .

جابجایی وسایل ولوازم اداری وفنی براساس دستور مسئول واحد .

مبادله مکاتبات  وپرونده ها وتوزیع آنها بین واحد های داخلی .

حفاظت از اماکن یا تجهیزات ووسایل براساس دستور مسئول واحد .

اداره آبدارخانه  تحت مسئولیت با رعایت موازین بهداشتی.

تهیه وتوزیع چای روزانه کارکنان .

گزارش موارد مورد مشاهده  در امور خدماتی به مسئول واحد .

خاموش کردن چراغ ها – بستن شیرهای آب – رعایت امور ایمنی هنگام ترک ساختمان در پایان وقت اداری.

رعایت اصول بهداشتی فردی اعم از کوتاه  نگهداشتن ناخن ها – پوشیدن دستکش ولباس های مخصوص .

مسئول نقلیه :

توزیع مناسب وسایل نقلیه بین واحد ها ومراکز با توجه به درخواست های اعلام شده .

تنظیم بر نامه رفت وبرگشت سرویس های اداری.

شرح وظایف کارپرداز :

دریافت دستور وبرنامه کار از سرپرست مربوطه .

دریافت در خواست ها از واحد ها ومراکز مختلف مرکز ثبت آنها در دفاتر مربوطه .

رسیدگی به درخواست های رسیده امضاءهای مجاز برگه ها ودستور خرید آنها.

مطالعه کتب مربوط به معرفی مراکز تولید وتهیه وتوزیع کالا .

کمک در تهیه برگ استعلام بها وتکمیل جدول مقایسه ای مربوطه .

شناسایی دقیق مراکز اصلی تولید وتوزیع کالا وخدمات مورد نیاز واحد.

اطلاع از قیمت اجناس وخدمات در مراکز اصلی .